Détaillez votre évènement dans les rubriques suivantes

3. Description détaillée de l'événement

Animation sonore, concerts

Précisez la famille musicale (fanfare classique, Jazz, Rock, Dj, Electro, Hip-hop, ...)

Noms des artistes (groupe, musicien, chanteur, ...)

Spectacle(s)

Précisez la nature du/des spectacle(s) (Théâtre, arts du cirque, ...)

Noms des artistes (groupe, compagnie, ... )

Cortège(s)

Précisez le type de cortège (Parade, commémoration, ...)

Fêtes

Précisez la nature de la fête (de quartier/voisins, folklorique, pour enfants, ...)

Activité(s) sportive(s)

Précisez la nature des activités sportives (course, cyclisme, football, randonnée, ...)

Exposition(s) & art(s)

Précisez la nature des activités (installations artistiques, exposition, ...)

Brocante, braderie, marché

Précisez la nature des activités commerciales, le nombre de stands et types de produits vendus

Vente sur l'espace public

Précisez la nature des activités, le nombre de stands et les types de produits vendus

Commerçants ambulants

Exploitation HORECA par l'organisation (bar, buvette, ...)

Débit de boissons

Restauration

Précisez

Précisez

Extension de terasses de commerces existants

Précisez

Action(s) de sensibilisation

Précisez le type d'action(s) (stand, distribution d'imprimés, collecte, ...)

Type d'action

Quel est le but de l'action?

Action(s) promotionnelle(s)

Précisez le type d'action(s) (marque(s), distribution, stand, véhicule publicitaire, ...)

Type d'action

Quel est le but de l'action ?

Tournage, retransmission TV, utilisation d'un drône

Précisez la nature, le déroulement et le matériel prévu (infrastructures particulières, ...)

Lancer de ballons

Précisez le nombre de ballons prévus, l'endroit précis et le déroulement

Feu d'artifice

Précisez l'endroit, l'heure et le type (catégorie de feu d'artifice, effets indoor/outdoor, fumée, flammes nues, ...)

Effets pyrotechniques

Précisez l'endroit, l'heure et le type (catégorie de feu d'artifice, effets indoor/outdoor, fumée, flammes nues, ...)

Autre(s)

Précisez

Précisez le déroulement des différentes activités (+répétitions, essais son, détails, ...)

Date(s)Heure débutHeure finActivités (descriptions, remarques, ...)
Activité 1
Activité 2
Activité 3
Activité 4
Activité 5

Programme joint en annexe

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4. Public et participants à l'événement

Nombre estimé de participants pour l'ensemble de l'événement *

Nombre maximum fixé de participants *

Nombre maximum de participants présents en même temps *

Système d'inscription *

Précisez (sur place, internet, ...)

Catégorie d'âge des participants *

Description des participants (Précisez chaque type de participant, le nombre par type,s'ils sont professionnels ou amateurs (entraînés/non entraînés))

Nombre estimé de spectateurs pour l'ensemble de l'événement *

Nombre maximum fixé de spectateurs *

Nombre maximum de spectateurs présents en même temps *

Système de comptage *

Précisez (manuel, automatique, bracelets, ...)

Catégorie d'âge du public

Type du public attendu

Densité

5. Description des aspects pratiques

Surface total du site de l'événement : (l x L)

Surface libre du site accessible au public : (l x L)

Site clôturé

Précisez

Sorties de secours

Nombre de sorties

Largeur des sorties de secours : (m)

Cortège, parcours, défilé

Déambulation

Précisez (type) et expliquez l'itinéraire du parcours (horaire, noms des rues, départ/rassemblement, arrêts, arrivée/dislocation):

Quels dispositifs de propreté sont prévus?

NombrePrécision
Poubelles
Containers
Tri sélectif
Personnel proposé (organisation)
Passage de balayeuses
Autre(s) dispositifs/précisions

Prestataire de service

Date(s) et horaire du nettoyage du site

Avez-vous prévu des sanitaires ? *

Dispositifs de sanitaires prévues

NombrePrécision
Chimiques
Urinoir(s)
Sèches
Accord(s) avec commerce(s) environnant(s)
Container(s) WC
PMR
Autres

Prestataire de service

Avez-vous prévu d'intégrer des aspects écologiques à l'événement ? *

Gestion et traitement des déchets

Précisez

Utilisation rationnelle de l'énergie et/ou de l'eau

Précisez

Utilisation de vaisselle réutilisable

Précisez

Autre(s)

Précisez

Avez-vous prévu d'installer des infrastructures sur le site de l'événement *

Barrières

Précisez

NombreDescription (dimensions, poids, ...)Fournisseur
Nadar
Heras
Crash

Tentes, stands, échoppes, chalets (<15m²)

Nombre

Description (dimensions, poids, ...)

Fournisseur

Chapiteau(x) (>15m²)

Nombre

Description (dimensions, poids, ...)

Fournisseur

Podium(s)

Précisez

NombreDescription (dimensions, poids, ...)Fournisseur
Scène ouverte
Scène couverte
Praticables

Tribune(s)/gradin(s)

Nombre de tribunes

Nombre de places par tribune (debout et assises)

Description (dimensions, poids, ...)

Fournisseur

Structures métalliques (Echafaudages, ...)

Nombre

Description (dimensions, poids, ...)

Fournisseur

Plateforme

Nombre

Description (dimensions, poids, ...)

Fournisseur

Rampe d'accès

Nombre

Description (dimensions, poids, ...)

Fournisseur

Containers (cabines de chantier, ...)

Nombre

Description (dimensions, poids, ...)

Fournisseur

Véhicule(s) de commerce(s) ambulant(s)

Nombre

Avec cuisson :

Fournisseur

Véhicules spéciaux (grue, camion, ...)

Nombre

Description (dimensions, poids, ...)

Fournisseur

Manège(s) forain(s)

Nombre

Description (dimensions, poids, ...)

Fournisseur

Ecran(s) géant(s)

Nombre

Description (dimensions, poids, ...)

Fournisseur

Matériel gonflable

Précisez

NombreDescription (dimensions, poids, ...)Fournisseur
Château(x) gonflable
Arche(s)
Autre

Portique(s)

Nombre

Description (dimensions, poids, ...)

Fournisseur

Passerelle(s)

Nombre

Description (dimensions, poids, ...)

Fournisseur

Drapeaux, hampes

Nombre

Description (dimensions, poids, ...)

Fournisseur

Parasols

Nombre

Description (dimensions, poids, ...)

Fournisseur

Autre(s)

Précisez

Avez-vous prévu des installations techniques ? *

Electricité

Précisez

Fournisseur

Groupe(s) électrogène(s)

Précisez

Description

Fournisseur

Son & Lumières

Précisez (Sono, micro, enceintes acoustiques, ampli portatif, éclairage, régie, ...)

Fournisseur

Alimentation en eau

Précisez

Cuissons/Chauffage

Type

Précisez

Autre(s)

Précisez

Description (nombre, puissance, ...)

Fournisseur

Avez-vous prévu des interventions sur l'éclairage public? *

Coupure de l'éclairage public

Date et horaire

Présence d'un éclairage de secours

Modification(s) de l'éclairage public

Précisez

6. Mobilité

Faut-il modifier la circulation des véhicules ou des piétons? *

Comment?

Rue occupée par?

Pourquoi?

Le passage d'un véhicule de secours est-il toujours possible?

Lieu(x) (précisez les noms, portions de rues et côtés concernés)

Faut-il dévier les transports en commun? *

Lieu(x) précis où la déviation est à prévoir

Date et heure de début

Date et heure de fin

Faut-il interdire ou réserver des places de stationnement? *

Pourquoi ?

Précisez les rues ou portions de rue concernées

Nom de la rueDu n°Au n°Dates + horaire (début et fin)
Rue 1
Rue 2
Rue 3
Rue 4

Avez-vous prévu des solutions pour résoudre les éventuels problèmes de mobilité que votre événement pourrait engendrer? *

Conseils de mobilité

Moyens de communication

Itinéraires conseillés

Parkings prévus

Pour qui ?

Lieu(x) - Précisez : capacité / terrain privé ou domaine public ? / Gratuit ou payant ?

Date et heure de début

Date et heure de fin

Placement de range vélos aux abords de votre événement

Précisez

Déplacements organisés

Types de déplacements

Précisez

Formule(s) définie(s) avec société(s) de transport(s)

Types de formules

Précisez

Autres

Précisez

7. Encadrement de l'événement

Nombre de personnes de votre organisation présentes sur place lors de l'événement *

Nombre de sous-traitants (hôtesses, techniciens, traiteur, ...)

Avez-vous prévu un local de coordination générale sur site lors de l'événement ? *

Précisez la localisation et l'horaire d'exploitation

Avez-vous prévu une société de gardiennage ? *

Nom de la société de gardiennage

N° d'autorisation

Personne de contact

Mail

GSM

Nombre d'agents

Nombre de stewards

Horaire

Description des tâches

Signe de reconnaissance

Avez-vous prévu un contrôle des accès au site de l'événement ? *

Equipe(s) de contrôle des accès - nombre de personnes

Horaire

Description des tâches (vérification des tickets, fouilles, ...)

Signe de reconnaisance

Avez-vous prévu des dispositifs pour l'accueil et l'encadrement des PMR ? *

Lesquels ?

Précisez les dispositifs (nbre de pers, largeur des entrées, rampes, ...)

Avez-vous prévu un encadrement des différentes activités ?

Personnel d'encadrement - nombre de personnes

Horaire

Description des tâches

Signe de reconnaissance

Directives d'encadrement des équipes et participants

Dispositifs d'encadrement spéciaux

Précisez

Allez-vous communiquer avec le public et/ou les participants ? *

Equipe d'information - nombre de personnes

Horaire

Description des tâches

Signe de reconnaissance

Quels dispositifs avez-vous prévu ?

Signalétique d'information

Signalétique d'accessibilité

Signalétique de sécurité sur site

Panneaux à messages variables - écrans LED : (précisez nombre, lieux, but, ...)

Avez-vous prévu des postes de secours ? *

Nom et coordonnées du service de secours : Personne de contact

Mail de la personne de contact

GSM de la personne de contact

Nom et coordonnées du service de secours : Responsable sur site

Mail du responsable sur site

GSM du responsable sur site

Qu'est-il prévu ? Description du dispositif (poste de secours, ambulances, ...)

Horaire

Couloirs de sécurité pour les services d'interventions ?

Nombre

Largeur : (m)

8. Sécurité / Prévention incendie

Avez-vous évalué les risques liés à votre évènement ? *

Inventaire des risques préalablement établi ? (=liste)

Qui a réalisé cet inventaire (vous, un organisme, ...) ?

Risques connus ou attendus avec le public

Lesquels ?

Présence de fans inconditionnels

Précisez

Personnalités attendues

Lesquelles ?

Encadrement prévu

Présence d'animaux

Lesquels ?

Vente d'alcool

Précisez

Conditionnement

Distribution

Vente de boissons énergisantes

Précisez

Distribution

Autres risques connus ou estimés

Précisez

Avez-vous prévu des mesures spécifiques pour répondre aux risques ? *

Analyse des risques préalablement établie ? (=mesures)

Qui a réalisé cette analyse (vous, un organisme, ...) ?

Autre

Précisez

Avez-vous prévu des moyens de première intervention de type incendie ? *

Extincteurs

Précisez les types

Nombre et emplacements

Autres

Précisez les types

Nombre et emplacements

Avez-vous prévu des mesures anti-terroristes ? *

Précisez

9. Autres informations

Divers

10. Check-list récapitulative des annexes jointes

Veuillez cocher les documents indispensables joints à votre demande d'organisation d'événement (en fonction de la nature et du lieu de l'évènement)

Plan de situation

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Plan de l'implantation

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Itinéraire (+ liste de rues)

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Autorisations préalables (gestionnaire du site)

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Précisez les autres documents joints ou ceux que vous souhaitez envoyer par la suite (en fonction des champs complétés)

Dossier de présentation

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Photos/Croquis

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Programme artistique et des animations

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Planning du montage et du démontage

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Programme de nettoyage du site et des abords

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Plans détaillés spécifiques (infrastructures, gradins et tribunes)

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Plan de mobilité / signalétique

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Dossier technique feu d'artifice et/ou effets pyrotechniques

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Statuts de la société/organisation/asbl/etc.

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Assurance responsabilité civile (copie)

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Attestation d'assurance spécifique

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Liste des commerçants avec nr. d'entreprise

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Liste des attractions foraines

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Contrats/Conventions avec les concessionnaires

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Contrat d'enlèvement des déchets

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Directives prévues

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Inventaire / analyse des risques

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Liste des personnalités invitées

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Spécimens (titres d'accès, accréditation, ...)

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Autres annexes (indiquer dans le titre du fichier de quoi il s'agit)

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11. Demande d'aide logistique à la ville de Bruxelles

Demande d'emprunt de matériel *

Podium(s)

Nombre

Description

Demandes : lieu(x) et horaire de livraison souhaités, précisions, ...

Kiosque

Nombre

Description

Demandes : lieu(x) et horaire de livraison souhaités, précisions, ...

Tentes, stands

Nombre

Description

Demandes : lieu(x) et horaire de livraison souhaités, précisions, ...

Tables

Nombre

Description

Demandes : lieu(x) et horaire de livraison souhaités, précisions, ...

Chaises

Nombre

Demandes : lieu(x) et horaire de livraison souhaités, précisions, ...

Praticables

Nombre

Description

Demandes : lieu(x) et horaire de livraison souhaités, précisions, ...

Barrières Nadar

Nombre

Demandes : lieu(x) et horaire de livraison souhaités, précisions, ...

Autre matériel

Nombre

Description

Demandes : lieu(x) et horaire de livraison souhaités, précisions, ...

Demande d'intervention(s) particulière(s) sur la voirie *

Ancrages

Descriptif

Motivation

Date et heure de début

Date et heure de fin

Enlèvements

Descriptif

Motivation

Date et heure de début

Date et heure de fin

Marquage (sol)

Descriptif

Motivation

Date et heure de début

Date et heure de fin

Autre(s)

Descriptif

Motivation

Date et heure de début

Date et heure de fin

Demande d'intervention(s) en électricité *

Accès Borne(s) électrique(s)

Descriptif (nombre, lieu(x) précis, puissance, ampérage, ...)

Date et heure de début

Date et heure de fin

Coffret(s)

Descriptif (nombre, lieu(x) précis, puissance, ampérage, ...)

Date et heure de début

Date et heure de fin

Câblage(s)

Descriptif (nombre, lieu(x) précis, puissance, ampérage, ...)

Date et heure de début

Date et heure de fin

Autre(s) dispositif(s) (A préciser)

Descriptif (nombre, lieu(x) précis, puissance, ampérage, ...)

Date et heure de début

Date et heure de fin

Demande de dispositifs de propreté *

Placement de poubelles

Descriptif (nombre, lieux précis, ...)

Date et heure de début

Date et heure de fin

Placement de containers

Descriptif (nombre, lieux précis, ...)

Date et heure de début

Date et heure de fin

Autre(s) demande(s)

Descriptif (nombre, lieux précis, ...)

Date et heure de début

Date et heure de fin

Demande d'occupation d'un espace vert géré par la Ville de Bruxelles *

Précisez l'espace vert souhaité (Parc, Square, ... / partie, section, ...)

Demande de circulation de véhicules

Précisez : pourquoi, dates et heures, type (voiture, camion, remorque, ...), nombre, dimensions, poids, ...

Demande spécifique relative à l'affichage / la publicité *

Demande de réservation du réseau d'affichage communal (A3) (selon les disponibilités et sous certaines conditions, lieux déterminés par la Ville / 50 affiches max.)

Autres

Précisez

Demande relative aux bâtiments de la Ville *

Hôtel de Ville

Descriptif de la demande

Date(s) et horaire

Autre(s) bâtiment(s)

Descriptif de la demande

Date(s) et horaire

12. Signature

Je demande à la ville de Bruxelles de pouvoir organiser l'évènement. Je comprends que le dépôt de ce formulaire ne consistue pas une autorisation pour l'organisation de l'évènement. *

Je certifie sur l'honneur que les renseignements et documents fournis à l'appui de la demande sont exacts, complets et à jour. Je reconnais avoir pris connaissance de l'ensemble des préscriptions énumérées dans ce document et m'engage à les respecter. Je m'engage à prendre en charge les frais relatifs à l'organisation et à la gestion de l'évènement. *

Je m'engage à conclure, avant l'évènement, une assurance couvrant tous les risques inhérents aux activités que j'organise. *

Le cas échéant, je demande à la Ville de Bruxelles de pouvoir bénéficier d'aides logistiques. Je comprends que le dépôt de ce formulaire ne constitue pas l'octroi d'aide logistique de la Ville de Bruxelles.